Pourquoi gérer sa qualité avec un logiciel ?

Quelle que soit la taille des sociétés, elles savent combien la gestion de la qualité est cruciale, aussi bien pour leur propre croissance que pour la satisfaction de leurs clients et de leurs collaborateurs. Cependant, quel est le meilleur moyen de mettre en œuvre votre politique de qualité ? Avec un logiciel ISO 9001, QSE (Qualité, Sécurité et Environnement) ou QHSE (Qualité Hygiène, Sécurité et Environnement), votre démarche est facilitée et gagne en efficacité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la qualité ?

Un logiciel de qualité est un outil informatique dont le but est d’aider à gérer les principales normes existantes comme l’ISO 9000 (management de la qualité), ISO 13485 (appareils médicaux), ISO 14001 (management environnemental), ISO 22000 (sécurité des denrées alimentaires), ISO 2700 (sécurité de l’information), ISO 4500 (sécurité et santé au travail), EN 9100 (secteur aéronautique, défense et spatial), etc. Qu’il s’agisse d’un logiciel QHSE, HSE ou ISO 9001, cet outil informatique est conçu afin de répondre aux attentes des normes correspondantes. Selon le secteur d’activité de votre société, vous pouvez vous procurer des logiciels de qualité qui vont contenir des modules spécifiques pour gérer par exemple la norme agroalimentaire HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point). De nombreux éditeurs tels que certification-qse.com proposent ce type de logiciels.

Les avantages d’un logiciel de qualité

Un logiciel de suivi de la qualité est un atout pour votre entreprise car il permet notamment :

• la gestion des risques et des non-conformités : il sert à suivre les non-conformités tout en identifiant les personnes impliquées dans leur résolution, il permet de générer des indicateurs de pilotage, etc.;

• le suivi des audits : ces audits sont planifiables et gérables dans le logiciel, les différentes actions entreprises sont suivies et les compte-rendus d’audit sont centralisés ;

• la mise en œuvre des plans d’action : une fois les plans d’actions intégrés dans le logiciel, il est possible de leur associer des audits, fiches d’action, non-conformités, réclamations, rapports d’audit, etc. ;

• l’évaluation des fournisseurs : différentes informations sont ainsi centralisées comme des comptes-rendus d’évaluation, par exemple suite à des non-conformités ;

• l’amélioration de la satisfaction client : ce logiciel peut généralement être interfacé avec les outils de CRM (Client Relation Management) et les progiciels ; il facilite également la centralisation des réclamations des clients.

En termes d’architecture, pour un logiciel QSE ou QHSE, la flexibilité est de mise avec un accès en local, en ligne, via le Cloud, etc.

Le logiciel de suivi de la qualité, un atout pour votre certification

Un logiciel ISO 9001 ou QHSE est particulièrement utile pendant votre démarche d’obtention d’une certification. Il va en effet permettre une simplification et une automatisation de votre SMQ (Système de Management de la Qualité). C’est dans cette plateforme unique que vous allez pouvoir centraliser l’ensemble des documents relatifs à la certification : audits, cartographie des activités de votre entreprise, étude des risques, définition des objectifs, indicateurs, manuel qualité, instructions de travail, procédures, résultats des opérations, incidents, rapports, comptes-rendus, actions correctives et préventives, etc. Grâce à cette centralisation documentaire, il est facile de répercuter une modification sur l’ensemble des documents concernés et il est également possible conserver l’historique de ces changements. Ainsi, lorsque votre société est auditée, vous pouvez facilement répondre aux demandes des auditeurs concernant l’archivage et le versioning.

Le logiciel QSE ou logiciel QHSE, ses fonctions spécifiques

Les suites informatiques dédiées à la gestion de la QHSE et de la QSE présentent des avantages particuliers. Concernant la gestion et la prévention des risques professionnels par exemple, la centralisation, le partage des informations et le travail en équipe sont facilités avec de tels logiciels. Finis les tableurs ou les fichiers partagés dont l’actualisation peut parfois poser problème. Si votre entreprise a plusieurs établissements, avec un logiciel QHSE, vous pouvez rapidement diffuser les bonnes pratiques et les rendre homogènes, accroissant alors globalement la sécurité dans votre société et ses filiales. De plus, quand un incident ou un accident se produit, les responsables HSE peuvent facilement créer de nouvelles fiches de poste tenant compte des leçons tirées suite aux événements survenus et ainsi informer rapidement les collaborateurs. Pour maintenir un niveau de sécurité suffisant, il est notamment nécessaire de renouveler certains équipements de manière régulière, comme par exemple les EPI (Equipements de Protection Individuelle). Dans un logiciel HSE, vous pouvez définir des alertes qui vous avertiront des dates d’expiration des équipements.

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